Thật ra, đa số hiểu lầm khi giao tiếp chưa chắc đến từ việc “nói sai”, mà đến từ việc thông điệp truyền tải chưa đủ rõ ràng để người đối diện có thể “hiểu đúng”. Giao tiếp đến từ cả hai chiều, và bước đầu tiên là phải nói sao cho “chuẩn chỉ, chính xác” để thông điệp được truyền đi cũng dễ hiểu. Nguyên tắc 7Cs không chỉ là lý thuyết mà còn là bộ trang bị giúp bạn chuẩn hóa mọi thông điệp. Hãy cùng Trung tâm Thực hành Nghề nghiệp PEC đồng hành cùng bạn giải mã công thức này từ tư duy chung đến từng tình huống cụ thể nhé!
TIÊU CHUẨN CHO MỘT THÔNG ĐIỆP GIAO TIẾP CHUẨN CHỈ
Đã bao giờ bạn rơi vào tình cảnh này: Deadline đến chân, bạn nhắn tin/gửi mail đi nhưng mỗi người hiểu ý một kiểu, kết quả nhận về như một “nồi lẩu thập cẩm”? Không ai cố ý làm sai cả. Chỉ là thông điệp ban đầu của chúng ta chưa vượt qua được bài test 7Cs:
- Clear & Concise (Rõ ràng & Gãy gọn): Group chat hay hòm mail là nơi tin nhắn trôi rất nhanh. Nếu bạn viết dài dòng và mơ hồ, người nhận sẽ lướt qua ngay. Vì vậy, một thông điệp chỉ nên chứa một mục đích duy nhất. Sự Rõ ràng (Clear) và Gãy gọn (Concise) là cách bạn giúp đối phương tiết kiệm thời gian để “tiêu hóa thông tin”.
- Concrete & Correct (Cụ thể & Chính xác): “Làm sớm nhé”, “Viết hay vào nhé” là những câu nói bóp nghẹt hiệu quả công việc. “Sớm” của bạn là 8h sáng, “sớm” của đối phương có thể là 11h đêm. Hãy nói chuyện bằng dữ liệu cụ thể (Concrete) và thông báo về deadline có mốc thời gian rõ ràng (Correct). Đừng để sự áng chừng phá hỏng cả một kế hoạch.
- Complete (Đầy đủ): Đừng biến cuộc hội thoại trở thành một buổi “talkshow” hỏi đâu đáp đấy, phải hỏi lại và bổ sung, xác nhận thông tin giữa đôi bên quá nhiều lần. Hãy soạn thảo sao cho người nhận đọc xong có thể bắt tay vào làm/phản hồi ngay mà không cần hỏi thêm câu “Ở đâu?”, “Khi nào?”, “Làm thế nào?”.
- Courtesy & Consideration (Lịch sự & Thấu cảm): Dù deadline có gấp, hãy luôn luôn giao tiếp tử tế với nhau. Một lời nói cộc lốc, thiếu sự tôn trọng (Courtesy) có thể khiến người khác tổn thương, bị ảnh hưởng tới hiệu suất công việc, thậm chí là cả mối quan hệ giữa hai người. Và một yêu cầu vô lý không màng hoàn cảnh, không cất nhắc kỹ (Consideration) sẽ khiến đối phương dễ nản lòng, khó thỏa hiệp. Kỹ năng cứng giúp bạn bắt đầu, nhưng kỹ năng mềm mới giữ được mối quan hệ đi đường dài hiệu quả.
CHIẾN THUẬT “ĐO NI ĐÓNG GIÀY”: ĐÚNG NGƯỜI – ĐÚNG VIỆC
7Cs là một bộ công cụ đầy đủ, nhưng với mỗi đối tượng giao tiếp, bạn cần biết ưu tiên sử dụng nguyên tắc nào hiệu quả nhất.
1️⃣ KHI GỬI EMAIL CHO THẦY CÔ: Cần nhất là COURTESY & COMPLETE
Giả sử bạn gửi file bài tập cho thầy với tiêu đề trống trơn (No subject) và nội dung vỏn vẹn: “Thầy ơi xem hộ em cái này ạ.”. Với nội dung này, thầy dạy hàng trăm sinh viên, thầy sẽ không biết bạn là ai, lớp nào và email đó khả năng cao sẽ bị bỏ qua và không được coi là có sự tôn trọng cơ bản đối với giảng viên.
Để khắc phục, email gửi cho thầy cô sẽ cần có tiêu đề chuẩn chỉnh, lời thưa gửi đàng hoàng để thể hiện thái độ tôn trọng (Courtesy). Hãy cung cấp đủ thông tin, bối cảnh như họ tên, mã sinh viên, lớp, mục đích email để đảm bảo thầy cô hiểu rõ mong muốn của bạn (Complete).
2️⃣ KHI BÁO CÁO VỚI SẾP/MENTOR: Cần nhất là CONCISE & CORRECT
Giả sử sếp hỏi tiến độ, bạn trình bày một hồi về việc tìm tài liệu khó khăn thế nào, hôm qua có khó khăn ra sao… nhưng mãi không thấy kết quả đâu. Chắc chắn sếp sẽ ngắt lời bạn: “Tóm lại là xong chưa?”. Trong công việc, thời gian là vàng và sếp sẽ chú trọng tới kết quả.
Theo 7Cs, hãy đi thẳng vào vấn đề (Concise) và bỏ qua quá trình nếu không được hỏi. Sếp cần con số, không cần cảm tính. Đừng nói “Em nghĩ là sắp xong rồi ạ”, hãy thử “Em đã hoàn thành 80% tiến độ công việc, dự kiến 17h chiều nay gửi ạ”.
3️⃣ KHI LÀM VIỆC VỚI ĐỘI NHÓM: Cần nhất là CLEAR & CONCRETE
Group chat ting ting liên tục nhưng không ai biết chốt lại phải làm gì. “Mọi người làm sớm xong sớm nhé”, “cứ làm đi xong sửa”, rồi deadline tới nơi mới xảy ra mâu thuẫn vì muốn đập cả bài đi sửa lại.
Vì vậy, ngay từ đầu, hãy phân chia nhiệm vụ cụ thể ai làm gì (Clear), yêu cầu và tiêu chuẩn đầu ra như nào (Concrete): “Bạn làm phần Intro, yêu cầu tối thiểu 300 chữ, dùng font Arial 12, nộp lên Drive trước 22h tối nay.”
📝 CHECKLIST “3 GIÂY” TRƯỚC KHI BẤM GỬI (SEND)
Dù người nhận là thầy cô, sếp hay bạn bè, hãy dành 3 giây rà soát checklist này để đảm bảo tác phong chuyên nghiệp:
- Mục đích đã rõ ràng chưa? (Clear)
- Có thể diễn đạt cô đọng, đúng trọng tâm hơn không? (Concise)
- Thay hết các từ mang tính ước lượng “sớm/ổn” bằng số liệu chưa? (Concrete)
- Deadline, tên riêng, chính tả đã chuẩn 100% chưa? (Correct)
- Người nhận có đủ thông tin để hiểu và tiến hành ngay không? (Complete)
- Thái độ có lịch sự, phù hợp vai vế không? (Courtesy)
- Yêu cầu này có khả thi với người nhận lúc này không? (Consideration)
7Cs không khiến bạn giao tiếp tốt hơn ngay lập tức, nhưng nó giúp bạn ít bị hiểu sai, ít phải sửa lại, và ít rơi vào cảnh “nói như không”. Và đôi khi, chỉ cần nói rõ hơn một chút, mọi thứ trong nhóm – và cả chính bạn – cũng làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.
