“Teamwork” – nghe thì quen thuộc, nhưng làm sao để giữ nhóm không “toang” khi xảy ra xung đột (Storming) lại là kỹ năng chưa được chú trọng. Khi vấn đề xảy ra, phần lớn chúng ta thường chọn cách im lặng chịu đựng (toxic silence) hoặc công kích cá nhân (personal attack) thay vì phản hồi mang tính xây dựng (constructive feedback). Chính điều đó biến việc teamwork trở thành “bão tố” thật sự, cuốn bay tinh thần và kết quả của cả nhóm.
Hãy cùng PEC tìm hiểu xem chúng ta nên nhìn nhận và phản hồi trong làm việc nhóm như thế nào nhé!

1. Tách biệt “Con người” vs “Hành vi”
Hãy tưởng tượng: Deadline là 10h tối. 10h15 bạn A mới gửi bài, nội dung sơ sài, định dạng lộn xộn. Bạn tức giận và nghĩ: “Sao bạn này lười thế nhỉ?”, “Cậu ấy thật vô trách nhiệm, không tôn trọng cả nhóm.”, “Lần sau mình thà tự làm còn hơn.”

Thoạt nghe, đây có vẻ là phản ứng tự nhiên. Nhưng thực ra, bạn đang rơi vào bẫy “quy chụp” khi gán hành động (nộp muộn) cho bản chất con người (lười, vô trách nhiệm). Đây không phải là feedback, đây là phán xét. Và việc phán xét sẽ kích hoạt cơ chế phòng vệ, khiến người nghe “xù lông” hoặc buông xuôi. Ngược lại, phản hồi mang tính xây dựng sẽ tập trung vào hành vi và bối cảnh, kích hoạt tư duy giải quyết vấn đề. Khi ấy, người nghe hiểu rõ cần sửa gì, cảm thấy vẫn được tôn trọng và muốn hợp tác.

2. Trao đổi kịp thời và có sự chuẩn bị
Thay vì đợi đến lúc làm nhóm xong xuôi hết mới “xả”, việc góp ý thường sẽ hiệu quả nhất khi được đưa ra kịp thời – lúc sự việc vẫn còn mới. Tuy nhiên, “kịp thời” không đồng nghĩa với việc trút giận ngay lập tức khi cảm xúc đang cao trào.

Để cuộc trò chuyện diễn ra thuận lợi, bạn có thể cân nhắc các bước chuẩn bị sau:

• Gạch đầu dòng ý chính: Xác định rõ mình muốn nói về hành vi cụ thể nào và mong muốn kết quả thay đổi ra sao.
• Chọn kênh giao tiếp: Với những vấn đề nhạy cảm, nhắn tin riêng hoặc trao đổi 1-1 thường là lựa chọn tốt hơn để đối phương dễ dàng tiếp nhận.
• Báo trước: Một tin nhắn như “Chiều nay rảnh không, tụi mình call nhanh 10 phút về vụ slide nhé?” sẽ giúp cả hai có sự chuẩn bị tâm lý giải quyết vấn đề.

Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng cần “quy trình” như vậy. Sẽ có những trường hợp ngoại lệ cần xử lý ngay, ví dụ như sắp đến giờ thuyết trình mà phát hiện lỗi sai nghiêm trọng. Lúc này, bạn không thể đợi “đặt lịch hẹn”. Hãy phản hồi ngay lập tức, nhưng lưu ý tập trung hoàn toàn vào giải pháp thay vì truy cứu trách nhiệm. Tùy vào độ gấp của sự việc mà chúng ta linh hoạt giữa việc “phản hồi ngay” hay “chậm lại một nhịp” để chuẩn bị kỹ càng hơn.

3. Công cụ phản hồi hiệu quả: Mô hình SBI (Situation – Behavior – Impact)
Thay vì phàn nàn chung chung, hãy áp dụng mô hình SBI để chuyển hóa sự bực dọc thành thông tin giá trị bằng công thức SBI:

• Situation (Tình huống): Chuyện xảy ra khi nào, ở đâu?
• Behavior (Hành vi): Bạn quan sát thấy điều gì (không suy diễn)?
• Impact (Tác động): Điều đó ảnh hưởng thế nào đến kết quả/cảm xúc chung?

Feedback (SBI): “Tối qua 10h mình mới nhận được file của cậu (S). Vì thế 2 bạn còn lại phải thức đến 1h sáng để sửa bài (B). Điều này khiến cả nhóm khá mệt mỏi và lo lắng cho buổi thuyết trình sáng nay (I).”
Cách nói này vừa nghiêm túc, thẳng thắn nhưng vẫn đầy đủ dữ liệu và thái độ tôn trọng, khiến người nghe không thể chối cãi mà buộc phải nhìn nhận trách nhiệm.

4. Hỏi – Lắng nghe & Chốt hành động
Feedback không phải là “tuyên án”, mà là đối thoại. Sau khi áp dụng đối thoại bằng công thức SBI, hãy dừng lại và:

• Đặt câu hỏi: “Góc nhìn của cậu về việc này thế nào?” hay “Cậu có gặp khó khăn gì không?”. Có thể bạn sẽ phát hiện ra những tảng băng chìm (bạn ấy bị ốm, hiểu sai ý…) mà bạn chưa biết.
• Chốt hành động (Next steps): Đừng kết thúc lửng lơ. Hãy thống nhất: “Vậy lần sau chúng ta chốt nộp bài trước 1 ngày nhé?”.

Sự im lặng hoặc phản hồi sai cách là “kẻ giết chết” hiệu suất nhóm nhanh hơn bất kỳ sự thiếu hụt năng lực nào. Feedback không phải là vạch lá tìm sâu, mà là chiếc “phanh tay” giúp cả team không lao xuống vực thẳm của sự đổ vỡ và đòi hỏi sự dũng cảm để nói thật, sự tinh tế để đối thoại khéo léo.

#PEC_Level1_Navigation #PEC_TeamworkSkills #PEC_Sharing