Trong làm việc nhóm, đã bao giờ bạn gặp tình huống này chưa? Bạn nhắn một dòng góp ý vào nhóm chat: “Slide này font chữ hơi lỗi ấy.”
Cùng một dòng tin nhắn, nhưng hai “bức tranh” hiện ra hoàn toàn khác nhau:
👉 Trong đầu bạn: Bạn đang vội, chỉ muốn báo nhcanh để sửa cho kịp deadline. Tâm thế hoàn toàn thiện chí, xây dựng.
👉 Trong đầu thành viên nhận tin: Họ đang căng thẳng vì khối lượng bài vở. Đọc dòng tin ngắn gọn, thiếu chủ ngữ, họ cảm nhận đây là sự chỉ trích gay gắt: “Lại bị chê, lại bắt sửa.”
Kết quả: Bạn nghĩ mình đang giúp đỡ, nhưng đối phương lại cảm thấy thiếu an toàn. Mâu thuẫn nảy sinh không phải do nội dung câu nói, mà do sự lệch pha về bối cảnh (context) và cách lựa chọn kênh giao tiếp (channel).
💡 BỐI CẢNH KHÔNG CHỈ DỪNG LẠI Ở “THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM”
Chúng ta thường hiểu đơn giản bối cảnh là hoàn cảnh nói chuyện (Ở lớp hay quán cafe? Nói lúc sáng hay tối?). Nhưng theo Khoa học Nhận thức (cognitive science), bối cảnh rộng hơn nhiều, là “tảng băng chìm” bao gồm:
- Hiểu biết chung: Những điều hai bên đã biết về nhau, những quy ước ngầm. Nếu thiếu điều này, cùng một câu đùa có thể trở thành vô duyên.
- Trạng thái cảm xúc: Người nghe đang bình tĩnh hay lo âu? Đang thoải mái hay phòng thủ?
- Quan hệ quyền lực: Bạn đang nói với bạn bè (ngang hàng) hay với thầy cô, mentor (có thứ bậc).
Vì thế, tuy là một câu nói giống hệt nhau, nhưng đặt vào các bối cảnh, cảm xúc khác nhau sẽ tạo ra những ý nghĩa hoàn toàn trái ngược. Giao tiếp là một quá trình suy luận: Người nghe luôn phải “tự điền vào chỗ trống” để hiểu ý định của người nói. Và khi bối cảnh không rõ ràng (thiếu hiểu biết chung), não bộ người nghe phải làm việc vất vả hơn để đoán ý. Khi phải “đoán ý” quá nhiều, cộng với cảm xúc tiêu cực, não bộ sẽ ưu tiên suy diễn theo hướng tự vệ (nghĩ rằng mình đang bị tấn công). Hiểu lầm sinh ra từ đây.
🔊 KÊNH GIAO TIẾP LÀ “BỘ LỌC” BỐI CẢNH
Để giảm gánh nặng cho người nghe, bạn cần cung cấp đủ bối cảnh. Tuy nhiên, nếu chọn không đúng “kênh giao tiếp” sẽ vô tình “lọc bỏ” những dữ kiện quan trọng này, bởi mỗi phương thức sẽ có mức độ giàu thông tin (information richness) khác nhau.
Các kênh “nghèo” thông tin như tin nhắn hay email thường lược bỏ toàn bộ tín hiệu cảm xúc (như giọng điệu, ánh mắt), khiến người đọc dễ hiểu sai thiện chí thành sự lạnh lùng.
Ngược lại, những kênh “giàu” thông tin như gặp mặt trực tiếp sẽ truyền tải trọn vẹn cả lời nói lẫn ngôn ngữ cơ thể, giúp đồng bộ hóa cảm xúc nhanh chóng và giảm thiểu tối đa rủi ro phải suy đoán ý định.
💯 GIẢI PHÁP: MA TRẬN QUẢN TRỊ BỐI CẢNH GIAO TIẾP
Để đảm bảo thông điệp được tiếp nhận chính xác, sinh viên có thể áp dụng quy tắc sau:
- Thông tin đơn giản, cập nhật nhanh: Dùng tin nhắn (chat). (Ví dụ: Nhắc lịch họp, hỏi đáp nhanh).
- Thông tin phức tạp, cần lưu trữ hệ thống: Dùng văn bản chia sẻ (Google Docs/Notion). (Ví dụ: Phân chia công việc, quy trình, góp ý bài tập chi tiết).
- Thông tin nhạy cảm, chứa đựng cảm xúc/mâu thuẫn: Gặp mặt hoặc gọi điện. (Ví dụ: Giải quyết bất đồng, góp ý thái độ).
- Thông tin trang trọng, cần tính xác thực: Dùng email. (Ví dụ: Nộp bài, xin phép giảng viên, làm việc với đối tác).
Giao tiếp hiệu quả không phải là nói nhiều hay viết hay, mà là chọn đúng kênh cho đúng mục tiêu, nói đủ – đúng cách – và đúng bối cảnh để người khác hiểu. Hãy biến giao tiếp thành cầu nối của sự thấu hiểu, thay vì để nó trở thành rào cản của những suy diễn sai lệch.
#PEC_Level2_Specialization #PEC_Sharing #PEC_CommunicationSkills
