Giữ nhịp – giữ lửa – giữ tinh thần: Bí quyết để đội nhóm duy trì hiệu suất bền vững

Ở những tuần đầu làm dự án, hầu hết các nhóm đều tràn đầy năng lượng và nhiệt huyết. Tuy nhiên, càng về sau, khi deadline đến gần, khối lượng công việc tăng lên, tinh thần làm việc bắt đầu suy giảm, nhiều thành viên rơi vào trạng thái mệt mỏi và quá tải. Điều này không hẳn vì nhóm thiếu năng lực, mà thường do thiếu những yếu tố giúp duy trì hiệu suất đội nhóm bền vững (sustainable team performance).

Hiệu suất bền vững không chỉ là hoàn thành dự án, mà là khả năng giữ được nhịp làm việc ổn định, tinh thần hợp tác tích cực và sự tiến bộ liên tục của cả nhóm trong suốt quá trình thực hiện. Vậy điều gì giúp một nhóm “bền sức” và “bền lửa” đến cuối chặng đường?

Hiệu suất không chỉ là “làm xong”, mà là “làm tốt cùng nhau”

Một đội nhóm có hiệu suất bền vững thường hội tụ ba yếu tố cốt lõi:

• Hoàn thành mục tiêu chung của dự án

• Duy trì bầu không khí làm việc thoải mái, tôn trọng lẫn nhau

• Mỗi thành viên đều học hỏi và phát triển sau quá trình hợp tác

Nếu một nhóm chỉ đạt mục tiêu nhưng tinh thần rệu rã, hoặc mọi người vui vẻ nhưng không tạo ra giá trị học tập, thì phong độ khó có thể duy trì lâu dài. Một nhóm mạnh là nhóm vừa tiến về phía trước, vừa giữ được sự gắn kết và trưởng thành sau mỗi giai đoạn làm việc.

Sáng tạo đúng cách để không “cháy máy”

Nhiều nhóm cho rằng brainstorm hiệu quả là càng nói nhiều càng tốt. Trên thực tế, khi mọi người cùng phát biểu trực tiếp, ý tưởng dễ bị trùng lặp, bị chi phối bởi ý kiến trước đó, hoặc bị bỏ lỡ vì một số thành viên ngại lên tiếng.

Những nhóm sáng tạo bền vững thường áp dụng quy trình hai bước:

• Mỗi cá nhân suy nghĩ độc lập trong 1–2 phút để hình thành ý tưởng riêng

• Cả nhóm thảo luận, tổng hợp và chọn lọc sau khi tất cả ý tưởng đã được ghi nhận

Cách làm này giúp giảm áp lực tâm lý, tối ưu số lượng ý tưởng và bảo toàn năng lượng sáng tạo trong suốt dự án, thay vì khiến nhóm mệt mỏi vì tranh luận không cần thiết.

Tạo không khí an toàn để lên tiếng (Psychological Safety)

Một đội nhóm chỉ có thể duy trì phong độ khi các thành viên cảm thấy an toàn để bày tỏ quan điểm. Sự an toàn tâm lý không đồng nghĩa với sự dễ dãi, mà thể hiện ở việc mỗi người:

• Dám đặt câu hỏi khi chưa hiểu

• Dám thừa nhận sai sót

• Dám đưa ra ý kiến khác với số đông

• Dám góp ý một cách xây dựng

Khi mọi thành viên cảm thấy mình được lắng nghe và tôn trọng, nhóm sẽ giải quyết vấn đề nhanh hơn, hạn chế sai sót và duy trì tinh thần làm việc tích cực. Ngược lại, nếu nỗi sợ bị đánh giá hay làm mất lòng người khác xuất hiện, động lực làm việc của nhóm sẽ suy giảm rất nhanh.

Phối hợp đúng người – đúng việc dựa trên thế mạnh

Những đội nhóm làm việc bền vững thường có một “bản đồ năng lực” rõ ràng: ai mạnh về nghiên cứu, ai giỏi trình bày, ai tư duy logic tốt, ai quản lý tiến độ hiệu quả. Khái niệm này được gọi là trí nhớ tập thể (transactive memory).

Khi các thành viên hiểu rõ thế mạnh của nhau, nhóm có thể:

• Phân công công việc nhanh và chính xác

• Tránh trùng lặp nhiệm vụ

• Hạn chế hiểu nhầm và xung đột

• Giảm tình trạng quá tải cho từng cá nhân

• Phối hợp nhịp nhàng như một hệ thống

Sự ăn ý này không tự nhiên hình thành, mà cần được xây dựng thông qua trao đổi, quan sát và phản hồi ngay từ giai đoạn đầu của dự án.

Nhóm bền là nhóm học nhanh – sửa nhanh – cải thiện liên tục

Không có đội nhóm nào không mắc sai lầm. Sự khác biệt nằm ở việc nhóm đó có học được từ sai lầm và điều chỉnh đủ nhanh hay không.

Để duy trì hiệu suất bền vững, nhóm cần:

• Tổ chức các buổi rút kinh nghiệm ngắn sau mỗi giai đoạn công việc

• Phân bổ khối lượng công việc hợp lý, tránh để một cá nhân “gánh team”

• Giữ sự ổn định về nhân sự trong suốt dự án

• Xác định rõ điểm cần cải thiện cho giai đoạn tiếp theo

Những nhóm duy trì được nhịp học tập và cải thiện này sẽ ngày càng mạnh hơn, thay vì bị hụt hơi giữa chừng.

Một đội nhóm bền vững không nhất thiết là nhóm giỏi nhất, mà là nhóm biết giữ sức, giữ lửa và giữ tinh thần cho nhau. Khi nhóm duy trì được hiệu suất đa chiều, sáng tạo đúng cách, an toàn để lên tiếng, phối hợp theo thế mạnh và học hỏi liên tục, hiệu suất không chỉ cao mà còn ổn định đến cuối dự án.

Một công thức đáng ghi nhớ về hiệu suất đội nhóm là:

Hiệu suất thực tế = Tiềm năng của nhóm + Sự cộng hưởng – Các yếu tố cản trở
(Actual Productivity = Potential Productivity + Synergy – Threats)

Điều này cho thấy, để đội nhóm vận hành bền vững, không chỉ cần tăng cường sự cộng hưởng giữa các thành viên, mà còn phải chủ động giảm thiểu những yếu tố cản trở như hiểu nhầm, chồng chéo công việc, xung đột tích tụ, quá tải hay thiếu rõ ràng trong phân vai.

Một nhóm biết phát huy điểm mạnh và tháo gỡ điểm nghẽn chính là nền tảng của hiệu suất dài lâu.