Khi làm bài tập nhóm, chạy sự kiện CLB hay thực hiện một project học phần, hầu hết sinh viên đều trải qua 4 giai đoạn phát triển nhóm của Tuckman. Trong đó, Norming là giai đoạn mà nhóm bắt đầu ổn định và hợp tác trơn tru hơn. Đây là lúc nhóm “hợp vibe” và tiến độ được cải thiện rõ rệt.

Khi nhóm “ổn” nhưng công việc vẫn rối

Tuy nhiên, một vấn đề rất phổ biến ở giai đoạn này là nhóm vẫn dễ rơi vào tình trạng không rõ trách nghiệm, không biết ai thực sự phải làm gì. Điều này dẫn đến người thì ôm quá nhiều việc, người lại chẳng biết mình phải làm phần nào, hoặc tồi tệ nhất là nhiệm vụ bị bỏ quên vì ai cũng nghĩ người khác đã làm. Chỉ cần vài lần như vậy, nhóm rất dễ “quay xe” trở lại giai đoạn Storming.

Đây chính là lúc ma trận RACI phát huy tác dụng.

Ma trận RACI là gì?

RACI là một bảng phân công công việc giúp làm rõ trách nhiệm và mức độ tham gia của từng thành viên trong mỗi nhiệm vụ của nhóm. RACI là viết tắt của bốn vai trò:

• R – Responsible (Người thực hiện)
  Đây là người trực tiếp thực hiện công việc. Họ là người “lăn vào làm” nội dung, slide, khảo sát, chạy logistic… tùy nhiệm vụ. Nếu không có R, công việc sẽ không biết ai đảm nhận, dẫn đến chậm tiến độ.
• A – Accountable (Người chịu trách nghiệm)
  Người này không nhất thiết phải tự tay làm, nhưng họ chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng và deadline. Có thể hiểu A như “trưởng nhóm của nhiệm vụ đó”. Không có A, nhóm dễ xảy ra tình trạng ai cũng nghĩ mình không phải người chốt.
• C – Consulted (Người tham vấn)
  Đây là người đưa ra ý kiến, chuyên môn hoặc góp ý để đảm bảo công việc đúng hướng. Ví dụ: nhóm cần hỏi ý kiến bạn giỏi thiết kế để chọn màu poster, hoặc nhờ mentor CLB góp ý về concept. Nếu không có C, nhóm có thể làm sai ngay từ đầu và phải sửa lại rất nhiều.
• I – Informed (Người được thông tin)
  Đây là người cần được cập nhật tiến độ nhưng không tham gia trực tiếp. Với sinh viên, đó có thể là giảng viên hướng dẫn, chủ nhiệm CLB, hoặc các thành viên khác cần biết toàn cảnh.

Lợi ích của ma trận RACI trong làm việc nhóm

Việc áp dụng ma trận RACI mang lại nhiều giá trị thiết thực cho nhóm, đặc biệt ở giai đoạn Norming:

• Làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên
• Giảm chồng chéo công việc và hạn chế hiểu lầm
• Tăng hiệu suất và chất lượng phối hợp nhóm
• Củng cố sự ổn định ở giai đoạn Norming và thúc đẩy nhóm tiến nhanh đến Performing

Cách áp dụng ma trận RACI hiệu quả

Để ma trận RACI phát huy hiệu quả trong làm việc nhóm, nhóm có thể áp dụng theo các bước sau:

• Bước 1: Liệt kê công việc cần thực hiện
  Nhóm xác định đầy đủ các nhiệm vụ của project (lên ý tưởng, nội dung, thiết kế, hậu cần, báo cáo, thuyết trình…).
• Bước 2: Phân công vai trò theo RACI
  Với mỗi nhiệm vụ, nhóm xác định rõ ai là R, A, C và I để làm rõ trách nhiệm và phạm vi tham gia của từng thành viên.
  Lưu ý: Mỗi nhiệm vụ chỉ có một A, hạn chế quá nhiều C, và đảm bảo R hiểu rõ phạm vi công việc của mình.
• Bước 3: Điều chỉnh khi có thay đổi
  Khi kế hoạch, nhân sự hoặc khối lượng công việc thay đổi, nhóm cần cập nhật lại ma trận RACI để đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả.

Nếu nhóm bạn đang “khá ổn” nhưng vẫn thỉnh thoảng loay hoay vì ai làm gì chưa rõ, hãy áp dụng ma trận RACI. Chỉ vài phút phân định nhưng có thể giúp cả nhóm tiết kiệm hàng giờ tranh luận và hạn chế tối đa tranh cãi không mong muốn.
#PEC_Level1_Navigation #PEC_Sharing #PEC_TeamworkSkills